1. Giới thiệu

Hợp đồng này chỉ ra các nghĩa vụ song phương, các kỳ vọng và là nền tảng hợp tác giữa hai bên để cùng nhau đạt được mục tiêu dự án. Là khách hàng của Smartmates, sự tin tưởng và sự hài lòng của quý công ty là rất quan trọng đối với chúng tôi. Hợp đồng này được xây dựng để đảm bảo sự minh bạch và sự thống nhất trong quan hệ hợp tác giữa hai bên. Hợp đồng này xác định phạm vi dịch vụ mà quý công ty có thể mong đợi từ chúng tôi, cách chúng tôi xử lý hoá đơn dịch vụ, cam kết của chúng tôi về bảo mật và bảo vệ dữ liệu, và các điều khoản liên quan đến việc cung cấp các dịch vụ kỹ thuật phần mềm chuyên nghiệp. Mục tiêu của chúng tôi là cung cấp cho quý công ty các dịch vụ chất lượng cao, đảm bảo đạo đức và minh bạch. Chúng tôi tin tưởng việc hợp tác với quý công ty, thích nghi với yêu cầu của đưa ra sẽ đảm bảo các dịch vụ của chúng tôi đáp ứng mong đợi của quý công ty. Hợp đồng này là một minh chứng cho sự cam kết của chúng tôi trong việc cung cấp dịch vụ chất lượng cao, đồng thời duy trì các tiêu chuẩn chuyên nghiệp và tôn trọng các ranh giới pháp lý và đạo đức trong quản lý vận hành của chúng tôi. Bằng cách chọn Smartmates, quý công ty không chỉ đơn thuần là có một nhà cung cấp dịch vụ mà còn là có một đối tác cam kết mang đến sự thành công của dự án. Chúng tôi hiểu việc duy trì liên lạc một cách rõ ràng, linh hoạt để thích nghi với các thay đổi việc để tâm vào chi tiết, lấy khách hàng làm trung tâm là rất quan trọng. Chúng tôi khuyến khích bạn đọc kỹ hợp đồng này để hiểu rõ các điều khoản của mối quan hệ đối tác giữa hai bên. Đây không chỉ là một yêu cầu có tính hình thức mà còn là nền tảng cho việc hợp tác thành công và hòa hợp.

2. Các Bên

Hợp đồng này được ký giữa Smartmates Pty Ltd (“Nhà thầu”) và Khách hàng đã mua trước số giờ tư vấn từ Smartmates (“Khách hàng”).

3. Phạm vi Dịch vụ

Nhà thầu sẽ cung cấp các dịch vụ kỹ thuật phần mềm và các dịch vụ liên quan như đã được liệt kê chi tiết trong từng kế hoạch của dự án cung cấp cho Khách hàng, bao gồm nhưng không giới hạn ở dịch vụ phát triển phần mềm, hỗ trợ kỹ thuật và quản lý dự án. Các dịch vụ ngoài phạm vi đã thống nhất sẽ phải chịu các chi phí bổ sung.

4. Thanh toán Dịch vụ
Tại Smartmates, chúng tôi áp dụng mô hình thanh toán theo giờ làm việc. Cách tiếp cận của chúng tôi là tính phí cho mỗi phút mà đội ngũ của chúng tôi dành cho dự án của bạn. Điều này đảm bảo cho việc khách hàng của chúng tôi nhận được dịch vụ với sự tập trung hoàn toàn và tuỳ chỉnh đặc biệt theo yêu cầu riêng của khách hàng. Các dịch vụ chúng tôi tính phí bao gồm, nhưng không giới hạn:

a. Khởi tạo Dự án và Sắp xếp nhân sự: Đánh giá sâu về dự án bằng cách xem xét tất cả các thông tin liên quan, bao gồm các email, tin nhắn, cuộc thảo luận, cuộc gọi video và tài liệu, để hiểu rõ yêu cầu của bạn và sắp xếp các nhân sự của chúng tôi cho phù hợp nhất với các mục tiêu của dự án.

b. Tư vấn Chiến lược và Phát triển Giải pháp: Các cuộc họp tư vấn chiến lược, đổi mới và phát triển ý tưởng, đề xuất các giải pháp tùy chỉnh, chạy mẫu thử, thử nghiệm, kết hợp các chức năng chéo cho việc phát triển giải pháp, thảo luận cải tiến, tiếp cận theo hướng lấy khách hàng làm trung tâm và lập lộ trình kỹ thuật cho dự án.

c. Bảo đảm Chất lượng: Quá trình bảo đảm chất lượng bao gồm kiểm tra lỗi toàn diện, phân tích trải nghiệm người dùng, các phiên đánh giá thường xuyên, đồng bộ hóa đội ngũ nội bộ, tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng và đánh giá tổng thể cho dự án.

d. Hỗ trợ Sau triển khai: Hỗ trợ và giám sát chặt chẽ sau triển khai, quan sát hiệu suất hệ thống, phản hồi phản hồi từ người dùng và giải quyết các vấn đề phát sinh với mục tiêu đơn giản hoá quá trình chuyển giao.

e. Quản lý Dự án và Hành chính: Quản lý các cuộc họp khởi động, giám sát việc chuẩn bị dự án, thực hiện các nhiệm vụ quản lý, báo cáo hàng tuần, các biên bản và email của, quản lý các tập tin và tổ chức các cuộc gọi và cuộc họp trực tuyến.

f. Các cuộc họp và Hợp tác: Tham dự các cuộc họp nội bộ, họp với khách hàng và hỗ trợ, thảo luận với kỹ sư, nhân viên vận hành và bộ phận hành chính, và các phiên họp thảo luận riêng các khía cạnh quan trọng của dự án.

g. Các dịch vụ Phát triển riêng cho Khách hàng: Đáp ứng các yêu cầu riêng của khách hàng như đã được phác thảo trong kế hoạch của dự án cá nhân hoặc các yêu cầu đặc thù, bao gồm di dời dữ liệu, các buổi đào tạo tập trung vào các chủ đề nhất định, tùy chỉnh và tích hợp.

h. Kế hoạch Dự phòng và Điều chỉnh Thanh toán: Vì tính chất biến động của các dự án kỹ thuật phần mềm, chúng tôi bao gồm ở đây các kế hoạch dự phòng để đối phó với các thay đổi và sửa đổi không định trước:

1. Điều chỉnh Quy mô: Bao gồm thời gian và công sức cho các yêu cầu hoặc sửa đổi không được lên kế hoạch từ ban đầu.
2. Giải quyết vấn đề không được lên kế hoạch từ ban đầu: Tính đến thời gian đã bỏ ra giải quyết vấn đề kỹ thuật phát sinh không lường trước.

Thời gian dành cho các nhiệm vụ này sẽ không được tính trước. Thay vào đó, những nhiệm vụ phát sinh này sẽ được thông báo đến khách hàng và sau đó, sau khi có được sự chấp thuận của khách hàng, hoá đơn cho các dịch vụ này sẽ được lập tương ứng. Điều này đảm bảo tính minh bạch và cho phép khách hàng kiểm soát chi phí bổ sung.

Lưu ý rằng hoá đơn thanh toán thực tế có thể khác so với ước tính ban đầu trong kế hoạch của dự án, phụ thuộc vào thời gian thực tế dành cho dự án. Bằng cách mô tả chi tiết các dịch vụ tính phí từ đầu, chúng tôi hướng đến việc cung cấp cho khách hàng sự hiểu biết rõ ràng về những thông tin được mô tả trong báo cáo công việc của Smartmates, đảm bảo cho việc khách hàng có thể quản lý tỉ mỉ mọi khía cạnh của dự án để đạt thành công.
5. Điều khoản thanh toán
Việc thanh toán cho dịch vụ được thực hiện theo giá cả và lịch trình được miêu tả trong kế hoạch của dự án, phải được thanh toán trước và không hoàn lại. Số dư dịch vụ còn lại của Smartmates có giá trị trong vòng 12 tháng kể từ ngày mua trước khi hết hạn.
6. Chấp thuận Báo cáo Smartmates

Smartmates cam kết duy trì tính minh bạch và trách nhiệm trong các dịch vụ của chúng tôi và nhấn mạnh vào việc giao tiếp chủ động. Báo cáo định kỳ và chi tiết của Smartmates mô tả các nhiệm vụ như quản lý dự án, kỹ thuật phần mềm và các hoạt động hỗ trợ, chỉ ra thời gian mà mỗi nhà tư vấn Smartmates đã dành cho mỗi nhiệm vụ, ngày làm việc cụ thể và bản chất của các nhiệm vụ đã thực hiện. Điều này đảm bảo cho khách hàng có được sự hiểu biết rõ ràng và toàn diện về các dịch vụ mà chúng tôi cung cấp. Khách hàng được yêu cầu xem xét Báo cáo Smartmates trong vòng ba (3) ngày làm việc kể từ khi nhận báo cáo và phản hồi bất kỳ sự không hài lòng nào trong khoảng thời gian này, để đội ngũ Smartmates có thể giải quyết và khắc phục. Trong trường hợp khách hàng không phản hồi trong khoảng thời gian này – thì được coi là khách hàng đã chấp nhận khối lượng công việc, số giờ làm việc đã lập hóa đơn và các chi phí phát sinh. Bằng việc nạp tiền vào tài khoản Smartmates và/hoặc tiếp tục hợp tác mà không có ý kiến phản đối, khách hàng đã thể hiện sự hài lòng với dịch vụ của chúng tôi. Điều này được coi là sự chấp thuận đối với các dịch vụ đã thực hiện. Các chi phí này là phí không hoàn lại, và việc chấp thuận này loại trừ quyền khiếu nại về các chi phí này trong tương lai. Việc phản hồi muộn không đảm bảo cho các yêu cầu hoàn tiền đối với các dịch vụ đã cung cấp nếu có khiếu nại được nêu ra.

7. Nhãn Smartmates

Smartmates tính giá theo giờ dịch vụ của mình dựa trên khoản hoa hồng 25% mà Zoho trả cho Smartmates từ các phí giấy bản quyền Zoho do Khách hàng thanh toán trong 36 tháng đầu tiên của phí bản quyền, và 15% cho 12 tháng tiếp theo sau đó. Điều kiện của thỏa thuận này là Khách hàng dán nhãn Smartmates là đối tác Zoho của họ theo hướng dẫn được cung cấp cho Khách hàng trước cuộc họp khởi tạo dự án. Phí bản quyền Zoho là như nhau đối với Khách hàng cho dù Zoho có trả hoa hồng cho Smartmates hay không, và khoản hoa hồng không làm tăng phí bản quyền cho Khách hàng mà thay vào đó là một động lực mà Zoho dành cho Smartmates để giúp cho việc triển khai thành công các ứng dụng Zoho cho Khách hàng.

8. Sửa lỗi và Giải quyết các vấn đề Kỹ thuật

Smartmates tuân thủ các tiêu chuẩn trong ngành phát triển phần mềm, bao gồm việc tính phí cho thời gian và chuyên môn cần thiết để xác định và khắc phục các lỗi phần mềm, vốn là bản chất của nganhf và không thể dự đoán. Khách hàng có trách nhiệm duy trì Số dư dịch vụ của Smartmates đủ để chi trả cho các phần việc này. Quan trọng là hiểu được việc giải quyết lỗi là một phần không thể thiếu của quá trình phát triển và đó không phải là một trách nhiệm của Smartmates. Tuy nhiên, có khả năng một số vấn đề phức tạp xuất hiện khi có sự thay đổi trong hệ thống do Khách hàng thực hiện mà không thông báo trước cho Smartmates. Vui lòng xem xét các trường hợp sau đây:

a. Trường hợp A – Các thay đổi Khởi phát từ Khách hàng: Nếu có lỗi hệ thống do các thay đổi thực hiện bởi Khách hàng mà không có sự chấp thuận của Smartmates hoặc không được thông báo cho Smartmates, việc giải quyết các vấn đề này sẽ được tính phí. Chúng tôi khuyên Khách hàng không nên thực hiện các thay đổi không được phép trong hệ thống, vì điều này có thể dẫn đến những lỗi không đáng có và dẫn đến phát sinh chi phí cho việc giải quyết kỹ thuật.

b. Trường hợp B – Đào tạo sử dụng Hệ thống: Để đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống, Smartmates sẽ cung cấp các nội dung đào tạo cần thiết cùng với hướng dẫn về việc sử dụng hệ thống và tính phí đào tạo đó từ Số dư Smartmates của Khách hàng. Khách hàng được khuyến khích tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn này. Vi phạm các hướng dẫn này có thể dẫn đến lỗi hệ thống, mà Khách hàng sẽ chịu những trách nhiệm tài chính.

c. Trường hợp C – Giải quyết Vấn đề: Smartmates cam kết giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, các nỗ lực giải quyết những vấn đề phát sinh từ các chỉnh sửa không được phép trong hệ thống – thực hiện bởi Khách hàng – sẽ được xem là công việc có tính phí. Chúng tôi khuyến khích Khách hàng giao tiếp cởi mở và chia sẻ thông tin với Smartmates trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong hệ thống để ngăn ngừa các rắc rối và chi phí không cần thiết. Việc không thể duy trì Số dư Smartmates cần thiết có thể dẫn đến chậm tiến độ hoặc gián đoạn dự án. Chúng tôi khuyến khích Khách hàng hợp tác chặt chẽ với Smartmates để đảm bảo tính ổn định của hệ thống và giải quyết vấn đề có hiệu quả.

9. Dự toán và Không áp dụng phí cố định

Smartmates đưa ra các dự toán dựa trên cơ sở dữ liệu trong quá khứ, chuyên môn và kinh nghiệm của chúng tôi. Tuy nhiên, các dự toán này không được bảo đảm là chi phí cố định do tính chất luôn thay đổi của ngành kỹ thuật phần mềm. Thời gian thực tế cần thiết có thể thay đổi do sự thay đổi phạm vi công việc hoặc các thách thức kỹ thuật không lường trước được. Hệ thống thanh toán minh bạch của chúng tôi đảm bảo Khách hàng chỉ thanh toán những gì đã sử dụng, phản ánh trong các Báo cáo Smartmates được gửi thường xuyên cho Khách hàng. Khách hàng chấp nhận chính sách này và hiểu rằng có thể cần phải nạp thêm vào số dư Smartmates để mở rộng phạm vi dự án hoặc đối phó với những phức tạp kỹ thuật phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

10. Yêu cầu của Khách Hàng và Chính Sách Thanh Toán
Smartmates ưu tiên thực hiện các yêu cầu của Khách hàng và nhanh chóng thích nghi với các thay đổi. Các công việc phát sinh do yêu cầu của Khách hàng khác với kế hoạch ban đầu sẽ được tính phí tương ứng. Khách hàng đồng ý nạp tiền vào tài khoản Smartmates để chi trả phí dịch vụ tiếp tục duy trì tiến độ dự án. Smartmates coi trọng sự minh bạch và sẽ thông báo cho Khách hàng về bất kỳ ảnh hưởng nào của các yêu cầu phát sinh đối với tiến độ và ngân sách dự án.

11. Những Giới Hạn đối với Phần Mềm Thứ Ba và Lỗi Hệ Thống
Smartmates là chuyên gia về các giải pháp kỹ thuật sử dụng nền tảng của bên thứ ba như Zoho và HubSpot. Khách hàng công nhận rằng Smartmates không kiểm soát những nền tảng này và không thể dự đoán được hết các hạn chế của những nền tảng này. Smartmates không chịu trách nhiệm đối với các hạn chế bẩm sinh hoặc lỗi hệ thống của những nền tảng này. Khách hàng đồng ý chịu chi phí cho thời gian mà Smartmates bỏ ra để khắc phục các vấn đề này, để đảm bảo tính liên tục và các chức năng của dự án được thực hiện đầy đủ.

12. Cam Kết với Nguyên Tắc Đạo Đức và Hành Vi Chuyên Nghiệp
Smartmates tuân thủ các nguyên tắc về niềm tin, sự công bằng, thật thà và minh bạch trong tất cả các giao dịch. Chúng tôi mong đợi sự hiểu biết và tôn trọng lẫn nhau từ phía Khách hàng, đặc biệt là trong các dự án phức tạp và trong việc thực hiện thanh toán. Smartmates có quyền chấm dứt dự án nếu bị đối xử không chuyên nghiệp và có quyền không hoàn lại chi phí cho công việc đã hoàn thành nhưng chúng tôi sẽ hoàn số dư còn lại.

13. Điều Chỉnh Phí Dịch Vụ
Smartmates có quyền điều chỉnh phí dịch vụ hoặc tỷ lệ, cung cấp thông báo ít nhất 30 ngày trước cho khách hàng. Khách hàng có thể chấm dứt thỏa thuận trước khi các khoản phí mới có hiệu lực nếu họ không đồng ý với các điều chỉnh này.

14. Giới Hạn Bảo Hành
Smartmates cam kết cung cấp dịch vụ với mức độ chăm sóc và kỹ năng hợp lý. Chúng tôi từ chối tất cả các bảo hành khác, rõ ràng hay ngụ ý, trừ khi được nêu rõ trong Thỏa Thuận này. Khách hàng giữ lại các quyền lợi tiêu chuẩn của người tiêu dùng theo luật pháp.

15. Bồi Thường và Giới Hạn Trách Nhiệm
Khách hàng bồi thường cho Smartmates đối với các tổn thất do lạm dụng dịch vụ hoặc vi phạm Thỏa Thuận. Trách nhiệm của Smartmates được giới hạn trong phạm vi những thiệt hại trực tiếp được đền bù đến mức phí đã thanh toán bởi Khách hàng. Chúng tôi không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại gián tiếp hoặc hậu quả khác.

16. Những Trách Nhiệm và Hợp Tác của Khách Hàng
Khách hàng chịu trách nhiệm cung cấp thông tin đúng thời hạn, giao tiếp chủ động, ra quyết định, truy cập vào hệ thống, chỉ định các đầu mối liên lạc, hiểu rõ phạm vi công việc, tuân thủ các điều khoản và hợp tác với việc xử lý các công việc phát sinh. Việc không đảm bảo được những trách nhiệm này có thể ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và thành công của dự án.

17. Bảo Mật Thông Tin
Cả hai bên cam kết bảo mật thông tin độc quyền, ngoại trừ thông tin công khai hoặc độc lập được thu thập.

18. Bảo Vệ Dữ Liệu
Nhà thầu sẽ tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu áp dụng trong việc xử lý, lưu trữ và xử lý dữ liệu của Khách hàng, đảm bảo việc áp dụng các biện pháp an ninh dữ liệu một cách hợp lý.

19. Sở Hữu Trí Tuệ
Các quyền sở hữu trí tuệ sinh ra từ thỏa thuận này sẽ thuộc sở hữu của Khách hàng. Nhà thầu giữ lại quyền sử dụng các Sở hữu Trí tuệ này cho mục đích lưu trữ và quảng bá, trừ khi có thoả thuận khác.

20. Điều Khoản Chung
– Chuyển Nhượng: Không bên nào có thể chuyển nhượng Thỏa Thuận này mà không có sự đồng ý bằng văn bản của bên kia.
– Luật áp dụng: Thỏa thuận này được điều chỉnh bởi pháp luật Việt Nam.
– Tách Rời: Nếu một phần của thỏa thuận này không hợp lệ hoặc không thể thực thi, phần còn lại vẫn có hiệu lực.
– Toàn Bộ Thỏa Thuận: Tài liệu này thay thế tất cả các thỏa thuận trước đây, cả bằng văn bản lẫn bằng miệng.

21. Giải quyết khiếu nại và tranh chấp

a. Quản lý khiếu nại: Smartmates cam kết cung cấp dịch vụ tốt nhất. Chúng tôi hiểu rằng, mặc dù đã cố gắng hết sức, có những trường hợp dịch vụ của chúng tôi không đáp ứng được mong đợi của khách hàng. Mặc dù Thỏa thuận Dịch vụ của chúng tôi theo Điều khoản 6 yêu cầu phải nêu ra mọi vấn đề trong vòng ba (3) ngày làm việc kể từ khi cung cấp dịch vụ, chúng tôi nhận thấy rằng một số vấn đề có thể phát sinh sau thời gian này. Trong những trường hợp như vậy, Smartmates sẽ, dưới tinh thần thiện chí và tùy theo quyền hạn của chúng tôi, xem xét các yêu cầu bồi thường dịch vụ.

b. Yêu cầu bằng chứng cho yêu cầu bồi thường: Để được xem xét, rất quan trọng rằng khách hàng cần cung cấp bằng chứng cho thấy Smartmates có thể đã không thực hiện đúng tiêu chuẩn trong việc cung cấp dịch vụ. Một tiêu chuẩn cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp như Smartmates có thể xét đến đến mức độ tỉ mỉ, sự cẩn thận và kỹ năng mà một chuyên gia có năng lực trong cùng lĩnh vực có thể được mong đợi sử dụng trong các hoàn cảnh tương tự. Nó bao gồm việc thực hiện công việc với một mức độ chuyên nghiệp mà người có kiến thức và kỹ năng cần thiết nên thực hiện, trong đó đã xem xét đến các đặc điểm cụ thể của dự án như phạm vi, chi phí, thời gian và độ phức tạp. Một tiêu chuẩn cung cấp dịch vụ không bao gồm việc Smartmates phải dự đoán những rắc rối không thể đoán trước hoặc cam kết những kết quả vượt ngoài khả năng kiểm soát của một chuyên gia có tay nghề trong ngành của chúng tôi. Nó cũng loại trừ những kỳ vọng dự đoán trước được mọi thách thức tiềm ẩn, hoặc yêu cầu Smartmates phải thực hiện các yêu cầu vượt quá các chuẩn mực đã thiết lập trước đây cho các dự án tương tự về phạm vi, chi phí, thời gian và độ phức tạp. Tiêu chuẩn này được đặt ra để bảo vệ Smartmates khỏi những yêu cầu không thực tế và quá đáng, đảm bảo rằng các yêu cầu bồi thường dựa trên bằng chứng hợp lý và rõ ràng về dịch vụ không đạt tiêu chuẩn chuyên nghiệp, chứ không phải do các vấn đề phức tạp không lường trước hoặc kỳ vọng của khách hàng vượt quá các tiêu chuẩn của ngành.

c. Quy trình để yêu cầu bồi thường: Khách hàng mong muốn đưa ra yêu cầu bồi thường phải nộp một khiếu nại chi tiết bằng văn bản cho người quản lý dự án của họ. Khiếu nại này nên nêu rõ các bất mãn cụ thể về dịch vụ, xác định cụ thể mỗi mục này trên Báo cáo Smartmates được xem là không đáp ứng yêu cầu, giải thích tại sao chúng được xem là sử dụng thời gian không chuyên nghiệp hoặc không hiệu quả theo yêu cầu bằng chứng đã nói trên, và nêu rõ tổng số giờ yêu cầu bồi thường.

d. Điều tra và giải quyết: Sau khi nhận được, nhóm giải quyết khiếu nại của chúng tôi sẽ điều tra kỹ lưỡng yêu cầu, có thể bao gồm một cuộc thảo luận qua cuộc gọi video để làm rõ các vấn đề. Smartmates mong muốn cung cấp một phản hồi chính thức trong vòng 10 ngày làm việc.

e. Giải quyết tranh chấp: Nếu không đạt được kết quả mong đợi thông qua đánh giá nội bộ của chúng tôi, chúng tôi cam kết đưa đến quy trình hòa giải một cách công bằng và chia sẻ chi phí ban đầu một cách bình đẳng. Quyết định của bên trung gian sẽ chấm dứt việc tranh chấp và xác định trách nhiệm chi phí. Trong trường hợp việc hòa giải không giải quyết được tranh chấp, có thể khởi kiện tại Việt Nam, như đã nêu chi tiết trong Thỏa thuận giữa hai bên, đảm bảo quy trình giải quyết hài hòa và hợp lý.

22. Bất khả kháng
Không bên nào phải chịu trách nhiệm về những sự cố hoặc trì hoãn trong việc thực hiện các nghĩa vụ của mình do các điều kiện bất khả kháng.

23. Thông báo
Tất cả các thông báo dựa trên Thỏa thuận này phải được viết bằng văn bản và được gửi đến các địa chỉ được chỉ định của mỗi bên.